home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / utility / dboss3.zip / DBX-LOG.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-04-01  |  8KB  |  262 lines
  1.  
  2.  
  3.                        ACTIVITY LOG MAINTENANCE/REPORTS
  4. ------------------------------------------------------------------------------
  5.  
  6. ACTIVITY LOG RECORDS
  7.  
  8.  1  If the BASIC ACTIVITY LOG option is selected, LOG ON and LOG OFF records
  9.     will be generated to track microcomputer usage for activities A thru V.
  10.     These records will be stored in the DOS BOSS directory file named DBX-L002
  11.     and formatted as follows:
  12.  
  13.     LOG ON RECORD
  14.  
  15.         MSMM-DD-YYYYHH:MM:SSIDENTIFICATION
  16.  
  17.         M              = Main Menu Activity Code
  18.         S              = Sub Menu Activity Code
  19.         MM-DD-YYYY     = Date (Month-Day-Year)
  20.         HH:MM:SS       = Time (Hour:Minute:Second)
  21.         IDENTIFICATION = Optional Identification
  22.  
  23.     LOG OFF RECORD
  24.  
  25.         **MM-DD-YYYYHH:MM:SS
  26.  
  27.         **             = Log Off Code/Filler
  28.  
  29.  2  The ACTIVITY LOG IDENTIFICATION option may be selected to track account
  30.     numbers, project numbers, user names, etc.  Identification data may be
  31.     entered by using the ACTIVITY IDENTIFICATION screen which will be
  32.     displayed for all activities except UTILITIES and DISK OPERATING SYSTEM.
  33.     Identification of activities may be optional or required depending on
  34.     selected options.
  35.  
  36.  3  The above BASIC ACTIVITY LOG may be EXPANDED to include:
  37.  
  38.     (1)  Other Activity (Non Menu)
  39.  
  40.     (2)  Total System Activity (Non Menu and DOS BOSS)
  41.  
  42.  4  An additional activity log file named DBX-L001 is included in the DOS
  43.     BOSS directory to track record status.  After a LOG ON record has been
  44.     generated, a flag equal to 1 is stored in this file.  Upon return to DOS
  45.     BOSS from a system restart or a menu activity, this flag is checked.  If
  46.     this flag is equal to 1, a LOG OFF record will be generated and a flag
  47.     equal to 0 stored in this file.  This flag will be displayed in the bottom
  48.     left corner of menu screens.
  49.  
  50.     NEVER TURN MICROCOMPUTER POWER OFF WHEN THE ABOVE FLAG IS EQUAL TO 1.
  51.  
  52.     IF LOG ON AND LOG OFF DATES ARE NOT THE SAME, BOTH DATES MUST FALL WITHIN
  53.     THE REPORT OR DELETION PERIOD OR INCOMPLETE PROCESSING WILL RESULT.
  54.  
  55.     (A)  Return to DOS BOSS after all menu activities.  Perform a system
  56.          restart if necessary.
  57.  
  58.     (B)  IF TOTAL SYSTEM ACTIVITY IS BEING LOGGED, THE FOLLOWING LOG OFF
  59.          PROCEDURE MUST BE PERFORMED.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                                      6-1
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                        ACTIVITY LOG MAINTENANCE/REPORTS
  70. ------------------------------------------------------------------------------
  71.  
  72. ACTIVITY LOG RECORDS (Continued)
  73.  
  74.          From the DOS BOSS MAIN MENU, depress the X Key to select DISK
  75.          OPERATING SYSTEM.
  76.  
  77.              X
  78.  
  79.          Depress the 7 Key to select SYSTEM/POWER OFF.
  80.  
  81.              7
  82.  
  83.          Depress the Y Key to set the status flag equal to 0 and store in the
  84.          above file.  Wait for the DOS BOSS disk drive light to go off and
  85.          then turn microcomputer power off.
  86.  
  87.              Y
  88.  
  89.  5  To preserve audit trail integrity, activity log records may not be
  90.     modified.  Records may be viewed, however, by using the TYPE - FILE
  91.     command.  Refer to page 10-7 of this manual.  Viewing records may be
  92.     useful during system setup.
  93.  
  94. ACTIVITY LOG RECORD ERRORS
  95.  
  96.  1  Record errors will result from failure to follow the above procedure.
  97.  
  98.  2  Activity log reports should be printed frequently so that meaningful
  99.     corrections can be completed if necessary.  Corrected reports and any
  100.     backup data should be retained.  Old activity records may be deleted after
  101.     printed reports have been corrected.
  102.  
  103.  3  Typical business practice would be to print activity log reports weekly
  104.     and transfer the corrected results to an accounting journal.
  105.  
  106. ACTIVITY LOG REPORTS
  107.  
  108.  1  ACTIVITY DETAIL REPORT
  109.  
  110.     This is a listing of activity log records and may be used for correction
  111.     and documentation of errors.
  112.  
  113.  2  ACTIVITY NAME SUMMARY REPORT
  114.  
  115.     This report includes the following:
  116.  
  117.     (A)  Main menu and sub menu activity codes.
  118.  
  119.     (B)  Number of records for each activity code.
  120.  
  121.     (C)  Hours logged for each activity code.
  122.  
  123.     (D)  Percent usage by activity code.
  124.  
  125.     (E)  Activity name for each activity code.
  126.  
  127.     (F)  Total records and hours.
  128.  
  129.  
  130.                                      6-2
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.                        ACTIVITY LOG MAINTENANCE/REPORTS
  136. ------------------------------------------------------------------------------
  137.  
  138. ACTIVITY LOG REPORTS (Continued)
  139.  
  140.     The summation of activity percent values may not equal subtotals or totals
  141.     due to rounding.  This report will be sorted by activity code.
  142.  
  143.  3  ACTIVITY IDENTIFICATION SUMMARY REPORT
  144.  
  145.     This report includes the following:
  146.  
  147.     (A)  Activity identification.
  148.  
  149.     (B)  Number of records by identification.
  150.  
  151.     (C)  Number of hours by identification.
  152.  
  153.     (D)  Activity name for each identification.
  154.  
  155.     This report will be sorted by identification.  The beginning sort column
  156.     of the 14 character identification field may be selected and will be
  157.     flagged on printed reports by the plus (+) character.  A title or REPORT
  158.     SORT NAME may be entered.  By using an identification code, an unlimited
  159.     variation of reports may be printed.  This report may only be generated if
  160.     the ACTIVITY LOG IDENTIFICATION option is selected.
  161.  
  162.  4  Reports may be generated for a specified time period or for all records.
  163.  
  164.  5  Any combination of reports may be selected.
  165.  
  166.  6  Reports are formatted for 80 column paper with an allowance for a 3 hole
  167.     punch.
  168.  
  169.  7  Depress the Enter Key to process the activity log and generate one or more
  170.     printed reports.
  171.  
  172.         ENTER
  173.  
  174.  8  Depress the F01 Key to interrupt processing.
  175.  
  176.         F01
  177.  
  178. DELETING ACTIVITY LOG RECORDS
  179.  
  180.  1  Before deleting any activity log records, make a backup copy of the DOS
  181.     BOSS directory file named DBX-L002 and print any desired activity log
  182.     reports.
  183.  
  184.  2  Activity log records may be deleted by using any of the following
  185.     parameters:
  186.  
  187.     (A)  A specified time period.
  188.  
  189.     (B)  A specified identification.
  190.  
  191.     (C)  A specified identification within a specified
  192.          time period.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.                                      6-3
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.                        ACTIVITY LOG MAINTENANCE/REPORTS
  202. ------------------------------------------------------------------------------
  203.  
  204. DELETING ACTIVITY LOG RECORDS (Continued)
  205.  
  206.  3  Depress the Enter Key to process activity log records.  An printed audit
  207.     listing of deleted records will be generated.
  208.  
  209.         ENTER
  210.  
  211.  4  Upon depressing the Enter Key, DOS BOSS will request a confirmation of
  212.     this selection.  Depress the Y Key to continue or the N Key to cancel.
  213.  
  214.         Y or N
  215.  
  216.  5  Do not depress the F01 Key to interrupt processing.
  217.  
  218. IDENTIFICATION SELECTION FILTER
  219.  
  220.  1  The IDENTIFICATION SELECTION FILTER (ISF) may be used for both usage
  221.     reports and record deletions.  This filter may be defined as follows:
  222.  
  223.     (A)  Matching Word (Account, Project, User, Etc.).
  224.  
  225.     (B)  Matching Character(s) and Position(s).
  226.  
  227.  2  Wildcard filters may also be used to select all Identified or Non
  228.     Identified activity.
  229.  
  230. BILLING RATE TABLE
  231.  
  232.  1  The BILLING RATE TABLE may be used for costing of usage time.  Up to 100
  233.     rates may be entered.
  234.  
  235. DATA ENTRY
  236.  
  237.  1  To move between or within data entry fields, depress the Cursor Keys.  DO
  238.     NOT DEPRESS THE ENTER KEY.
  239.  
  240.         CURSOR UP
  241.         CURSOR DOWN
  242.         CURSOR RIGHT
  243.         CURSOR LEFT
  244.  
  245.  2  Enter data in all fields where S, D, Y, or N is specified.  Other fields
  246.     are optional.
  247.  
  248.  3  Depress the Escape Key to exit to the ACTIVITY LOG MAINTENANCE/REPORTS
  249.     MENU.
  250.  
  251.         ESC
  252.  
  253.  4  Depress the F08 Key to load the UTILITIES MODULE and exit to the UTILITIES
  254.     MENU.
  255.  
  256.         F08
  257.  
  258.  5  Depress the Escape Key to load the MAIN MODULE and exit to the DOS BOSS
  259.     MAIN MENU.
  260.  
  261.         ESC
  262.                                      6-4